Produtividade, em termos gerais trata de como produzir mais, com menos recursos e com entrega em menos tempo. Este é o grande desafio das empresas na atualidade.
E os escritórios contábeis?
Analisando o panorama dos últimos 10 anos, o número de obrigações das empresas é crescente, além do aumento exponencial das informações solicitadas nas obrigações acessórias que ocorreu devido à própria evolução tecnológica, criando a necessidade de mudanças em algumas ações para acompanhar tamanha evolução.
Confira a seguir 10 passos que maximizam a produtividade do escritório contábil:
1) Qualificar a equipe de trabalho
Parece um item básico, mas hoje o contador não tem mais tempo para acompanhar a parte operacional do escritório, o que torna necessário qualificar a equipe e criar líderes capazes de conduzir os processos com segurança e proporcionar ao contador o tempo disponível para ser um consultor estratégico, visando reter e captar novos clientes.
2) Evitar acúmulo de papéis
É normal pensar no escritório com mesas abarrotadas de papéis, porém atualmente existem muitas formas digitais de armazenamento de documentos, o que facilita a guarda e localização. Também é importante evitar o acúmulo. Terminou de processar, confira e já armazene adequadamente os documentos, desta forma a mesa e o trabalho ficam mais leves e a localização será facilitada, pois os documentos já estarão no local correto, o que economizará tempo e energia.
3) Automatizar processos manuais e repetitivos
Há pouco mais de 10 anos a emissão de documentos fiscais era realizada ainda em papel. Hoje a emissão de boa parte dos documentos já é eletrônica. Se este processo evoluiu, porque não evoluir a escrituração fiscal destes mesmos documentos?
Hoje não é mais necessário que uma pessoa digite as informações. Sistemas mais avançados já realizam o processo de busca e escrituração dos dados, com base nos arquivos “xml” das empresas. Deixe sua equipe trabalhar no que é importante: auditorias, análises e acompanhamento dos seus clientes e não em serviços manuais que podem ser executados pela máquina.
4) Investir em bons equipamentos
De nada adianta investir em ferramentas e excelentes sistemas contábeis, se o equipamento utilizado no escritório não comporta os recursos necessários para o processamento das informações. Ter equipamentos modernos e em sincronia com a necessidade do seu software é um investimento necessário para o bom andamento dos trabalhos.
Não sabe que equipamento é necessário? Contate os fornecedores dos principais sistemas que você utiliza e deixe que eles recomendem a configuração mais adequada. Com esta simples atitude, você economizará financeiramente e ainda terá o benefício de um processamento mais ágil, gerando tempo para sua equipe executar outras atividades.
5) Cronograma de trabalho
Cronograma de trabalho não se resume exclusivamente a controlar o que fazer e quando. Também faz parte organizar e distribuir as atividades, de forma a obter o melhor resultado ao final do processo.
Ocupe o horário ocioso, fora do expediente, para processar o que demanda mais tempo, utilizando os recursos do equipamento e não das pessoas. Organize as atividades de forma a concluir primeiro os trabalhos das empresas cujas obrigações têm datas menores para entrega de obrigações e busque realizar a escrituração durante o próprio período de atividade e não no mês subsequente. Muitas vezes é nestes pontos que se encontra a principal chave para melhorar o desempenho da equipe.
6) Otimizar processos de que dependam do cliente
Seu cliente é um empreendedor. A preocupação dele é fazer seu negócio prosperar. Não vai estar preocupado se as notas fiscais já chegaram ao escritório. Esta é uma preocupação mais sua do que dele. Mesmo que este não seja o seu ponto de vista.
Atualmente alguns processos podem ser adequados para obtenção de dados sem a intervenção do cliente. Por exemplo, para os documentos eletrônicos já é possível indicar o contador como participante na própria emissão do xml, o que permite o acesso para a baixa dos arquivos, também nas Secretarias de Fazenda o contador já vincula suas empresas e assim tem acesso às informações delas, além procuração eletrônica do seu cliente para os processos necessários.
7) Ouvir as pessoas
Com a finalidade de delegar mais e melhor, uma atitude importante é ouvir as pessoas. São elas que realizam a atividade do escritório todos os dias. No momento de uma mudança elas serão as principais aliadas para mapear as atividades, avaliar as ferramentas e buscar o caminho mais adequado.
Ouça sua equipe. Valorize e incentive cada opinião. Depois avalie e adote as melhores e perceba como a motivação e a confiança do grupo aumentará e com isso haverá mais engajamento na busca da produtividade.
8) Delegar funções e responsabilidades
É imprescindível estar cercado de algumas pessoas com as quais possa compartilhar a responsabilidade na busca da realização das atividades de seus clientes com maior assertividade, já que o contador tem papel um consultor estratégico de seus clientes. Para que isso ocorra, pessoas responsáveis pelos processos é que vão garantir a tranquilidade necessária.
9) Comunicação assertiva
Comunique-se com sua equipe. Ela deve estar ciente de sua missão, de suas responsabilidades e ter um feedback correto sobre o que se espera dela.
Com seus clientes, o principal desafio é a troca de documentos e informações. Existem ferramentas para facilitar e assegurar este tráfego. O ideal é optar por uma que mantenha a comunicação centralizada e com registro das atividades e das interações da sua equipe e do seu cliente, em um repositório de fácil acesso e consulta de dados, preferencialmente online, para ser acessado de qualquer lugar ou plataforma.
10) Treinar o cliente
É importante que o cliente tenha conhecimento das estratégias que você utiliza em seu escritório para conseguir atender à demanda de toda a sua carteira.
Quando é estabelecido um novo processo para atingir melhores resultados, é preciso que não haja exceções. Neste contexto, se o cliente não se adaptar, cabe à equipe a responsabilidade de novamente contextualizar o cliente e acompanha-lo até que ele esteja adequado às regras instituídas.
A produtividade ocorre quando está estabelecido um processo de melhoria contínua, que busca incorporar novos hábitos para novas necessidades. Se o que está sendo feito não estiver eficiente, mude e adapte-se até encontrar um fluxo mais produtivo e mais adequado à sua realidade.
Leandra Eckert
Gerente de Regra de Negócio
Bel em Ciências Contábeis
Pós graduada em Gestão de Projetos
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