Enquanto você começa a ler um e-mail enviado pelo seu chefe com um pedido de relatório, o celular notifica uma nova curtida na sua foto de perfil e dois colegas na mesa ao lado comentam a última fofoca do escritório.
Entre tentar entender exatamente a ordem do chefe, responder um comentário no Facebook e se inteirar da conversa, chegam mais 15 e-mails. Como conseguir ser produtivo nessa rotina?
Para especialistas da área de recursos humanos ouvidos pela Folha, o ambiente de trabalho nunca ofereceu tantas distrações como hoje, com a moda dos escritórios sem divisórias e funcionários sempre conectados.
Ao mesmo tempo, os profissionais têm dificuldade em identificar os maus hábitos que prejudicam sua performance, porque não conseguem classificar as atividades entre o que é importante e o que é urgente e por não terem objetivos de longo prazo que os motivem.
A primeira recomendação é: planejamento. “A produtividade está ligada a metas, indicadores e projetos de alto valor, não é ficar apagando incêndio”, diz Luciano Meira, vice-presidente da filial no Brasil da Franklin Covey, empresa especializada em melhoria de desempenho.
Com base na visão de profissionais de recursos humanos das organizações Quality Training Recursos Humanos, Franklin Covey, Stato, Endeavor e Triad PS, a Folha elencou os piores hábitos que prejudicam o trabalho, assim como estratégias para combatê-los.
1. SEMPRE DISPONÍVEL
As interrupções e a dificuldade de dizer “não” estão entre as maiores ameaças à produtividade. Elas desconcentram o profissional e fazem com que ele assuma muitas responsabilidades ao mesmo tempo, o que aumenta a probabilidade de erros.
“Diga que você não pode, coloque um sinal próximo da sua mesa indicando que você está ocupado, deixe o telefone cair na caixa postal”, recomenda Luciano Meira, da empresa de RH Franklin Covey. Para Yukiko Takaishi, da Stato, a pessoa não pode se mostrar sempre disponível: é preciso negar pedidos.
2. COMUNICAÇÃO FALHA
Um problema recorrente nas empresas são pedidos mal explicados e/ou mal entendidos, fazendo com que uma tarefa tenha que ser corrigida ou mesmo refeita. Meira, da Franklin Covey, recomenda sempre “conferir” a comunicação: quem ouve deve explicar para quem fala o que entendeu, para garantir que todos tenham uma ideia clara do que deve ser feito.
Outro hábito contraprodutivo na área de comunicação é a atitude “puxa-saco”, afirma Kátia Campelo, mentora da organização de fomento ao empreendedorismo Endeavor.
“O puxa-saco quer agradar a qualquer custo, então ele perde muito tempo e energia pensando em como ser aceito”, avalia.
Desse modo, ele acaba assumindo atividades para as quais não é qualificado, o que prejudica a sua produtividade e a de sua equipe.
3. REUNIÕES DESNECESSÁRIAS
As empresas fazem reuniões em excesso e as organizam mal, de acordo com os especialistas. O tempo é perdido com assuntos que poderiam ser resolvidos por outros meios, como e-mail, e envolvendo um número menor de pessoas.
“Quando tem muita reunião, os funcionários não trabalham e acabam fazendo hora extra”, critica Barbosa, da Triad PS.
Lúcia Mendes, da consultoria Quality Training Recursos Humanos, aconselha sempre preparar uma pauta do que deve ser tratado na reunião, compartilhá-la previamente com todos os envolvidos e escolher um responsável por liderar o encontro.
Mendes também recomenda abordar as pessoas prolixas, que costumam atrasar o andamento das reuniões, e conversar sobre o problema com elas, para que possam mudar o comportamento.
4. VÍCIO DE E-MAILS
Ficar de olho na caixa de entrada é um vício que muitas vezes passa despercebido. “Não é preciso ler o e-mail assim que ele entra, você pode estipular alguns períodos do seu dia para fazer isso”, afirma Takaishi, da Stato.
Outra dica é classificar as mensagens, fazendo com que e-mails do chefe, por exemplo, entrem em uma pasta que você olhe com maior frequência.
“Isso libera tempo para colocar o pé no acelerador em projetos mais importantes”, diz Meira, da Franklin Covey.
Os especialistas dizem que é um erro tratar a caixa de entrada como uma lista de tarefas. Se o e-mail exigir apenas uma resposta, faça-o nos intervalos estipulados para ler as mensagens; se ele exigir uma outra ação
-levantar alguns dados, por exemplo- crie uma tarefa e a acrescente a suas metas.
5. COMIDA PESADA
Até o hábito aparentemente inofensivo de almoçar pode ser um inimigo da produtividade. Uma alimentação pesada, que envolva muitos carboidratos e gorduras, dificulta a digestão e aumenta a sonolência, afirma Lúcia Mendes, da Quality Training Recursos Humanos.
Ela recomenda refeições mais leves, como um lanche natural, e de alimentos que forneçam energia para o cérebro ao longo do dia, como barras de cereal, proteínas e gengibre.
6. PRESSA E IMEDIATISMO
Partir direto para a ação pode parecer positivo, mas é um dos piores hábitos para quem deseja ser mais produtivo. Quem pensa pouco antes de fazer uma tarefa aumenta a probabilidade de cometer erros e de ter que fazer trabalho extra depois.
Para o executivo José Moreira Júnior, 38, que dirige duas empresas de locação de móveis, a ansiedade sempre foi seu maior ponto fraco. Ele buscava resolver os problemas de imediato e se frustrava quando não conseguia. Para Barbosa, da Triad PS, quem faz listas de tarefas do dia também cai no imediatismo.
“É preciso organizar-se com pelo menos três dias de antecedência”, recomenda. Para ser produtivo, o conselho é ter objetivos de longo prazo que motivem o profissional para além do agora, diz Meira, da Franklin Covey.
7. MÁ GESTÃO DO TEMPO
As atividades devem ser classificadas entre importantes, urgentes e circunstanciais, recomenda Christian Barbosa, autor do livro “A Tríade do Tempo” (Ed. Sextante, R$ 30, 256 págs.).
Quem não consegue fazer essa diferenciação acaba ficando refém daquilo que é urgente -demandas que surgem no dia, mas que não estão ligadas a projetos mais importantes, de longo prazo, que têm maior valor para o profissional e para a empresa.
Para organizar o tempo, a recomendação é dedicar no máximo 20% do dia a tarefas urgentes, negando-se assumir mais que isso.
O que for circunstancial (algo que não lhe traga nenhum benefício direto, como receber uma visita inesperada no escritório) não deve ocupar mais que 10% do seu tempo. Os restantes 70% devem ser dedicados a tudo o que for importante.
8. ESCRITÓRIOS ABERTOS
“Os ambientes sem divisórias pioraram muito a produtividade e não melhoraram a comunicação”, diz Barbosa, da Triad PS. O maior problema é que esse tipo de espaço favorece a distração: barulhos como um telefone tocando ou colegas conversando fazem o profissional perder o foco na atividade e levar mais tempo para retomá-lo, além de exigir mais energia para se manter concentrado no trabalho.
Trabalhos que requerem maior atenção, como os que envolvem muitos detalhes, são os que mais sofrem com a situação, porque a dispersão aumenta a chance de errar. Takaishi, da Stato, recomenda o uso de fones de ouvido. Para as empresas, Meira, da Franklin Covey, sugere a criação de uma sala separada, com portas, onde atividades que exijam maior concentração possam ser realizadas.
9. REDES SOCIAIS
O problema das redes sociais é que elas distraem o profissional do trabalho e tiram o foco do que precisa ser feito. Impedir o acesso a elas, contudo, é impossível e mesmo contraprodutivo. “A pessoa vai ficar pensando no que está acontecendo na rede”, diz Yukiko Takaishi, da consultoria de recrutamento e treinamento Stato. O ideal é que o profissional separe intervalos de tempo para checar essas páginas.
Alexandre de Souza, 42, gerente distrital da farmacêutica MSD, cancelou as notificações de redes sociais que recebia no celular. “É impressionante como você se liberta. A rede social não me acessa mais, sou eu que a acesso”, diz.
Barbosa, da Triad PS, recomenda limitar o uso das redes a cerca de 20 minutos por dia, como forma do funcionário fazer pausas e descansar entre atividades.
Folha de São Paulo
Fonte: http://www.portalcontabilsc.com.br/
Acesso de 22/07/2014 às 21:11
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