Você tem acompanhado as notícias sobre o e-Social?
Postamos, no blog da JB, em 20/03/2013 uma esclarecedora palestra do Sr. Daniel Belmiro Fontes, coordenador do projeto, até então chamado de EFD-Social. Assista, pois ainda está disponível. Veja também a apresentação desta palestra.
Em 23/05/2013 também inserimos um artigo aproximando ainda mais questões práticas de rotinas que precisam ser revistas.
No II Fórum Nacional do SPED promovido pela ABAT – Associação Brasileira de Advocacia Tributária novas informações foram divulgadas indicando que em breve haverá novidades, às quais são:
- 30/06/2013: Data de publicação do leiaute e do manual.
- 15/07/2013: Disponibilização da consulta web do cadastro do trabalhador do INSS.
- 29/11/2013: Disponibilização do portal completo para os empregadores PJs.
- 01/01/2014: Entrada em produção: mantida a data de janeiro/2014 para o início dos eventos e a folha de pagamento para o segundo mês subsequente, como ocorre com a EFD Contribuições. Assim, o mês de janeiro será enviado em março/2014.
- 01/07/2014: Entrega da DCTF web e fim da GFIP. (Fonte: spedbrasil.net em 07/06/2013)
Também recentemente, a FENAINFO – Federação das Empresas de Informática divulgou um leiaute provisório disponibilizado pela RFB com o intuito de nortear os desenvolvedores de software.
Ao estudar esses arquivos, percebemos de perto a extensão das mudanças necessárias, o que afetará diretamente a forma de trabalho dos “departamentos de pessoal” no que tange a gestão de cálculos de folha e procedimentos vinculados a ele.
Ainda não foram divulgados os prazos de remessa de cada evento, mas especula-se que diversos deles deverão ser enviados logo em sequência ao fato que o ocasionou, como por exemplo, os afastamentos, aviso prévio e de férias. Ouvem-se conversas tratando de 24 a 48 horas, porém, ainda como especulações.
Veja abaixo as principais situações que levantamos com base nos 44 leiautes de eventos e 17 tabelas de informações para geração dos arquivos ao e-Social:
1) Controle de processos judiciais e administrativos: informações detalhadas de data, tipo, número de processos, decisões, etc. Não apenas dos processos envolvendo empregados, mas também dos que envolvem questões tributárias que reduzem ou eliminam o recolhimento de tributos ou contribuições. Se você já tiver essa documentação organizada, estará um passo à frente.
2) Rubricas RFB x Verbas Folha: envio de arquivo com relacionamento de todas as verbas utilizadas pelo sistema com a Tabela de Rubricas disponibilizada pela RFB. Aqui cabe uma auditoria da tabela de verbas utilizadas pela empresa, pois com essas informações o governo terá condições de saber se está havendo diferença de tributação em relação às normas legais vigentes.
3) Controle dos Serviços Tomados: na situação em que hoje o Tomador de Serviços apenas retém o INSS e recolhe em nome do Prestador de Serviço, precisará controlar todas as notas fiscais recebidas a esse título para enviar as informações do Prestador por nota fiscal, contendo bases de cálculo e valores retidos. Entendemos que há aqui redundância de informação, uma vez que estes dados já estão contidos no SPED Fiscal. Bastaria o compartilhamento dos dados dentro da própria RFB.
4) Controle dos Serviços Prestados: envio das informações detalhadas dos Tomadores, por nota fiscal, contendo bases de cálculo e valores retidos, inclusive de subempreitada. Aqui também há redundância com o SPED Fiscal.
5) Cooperativas de Trabalho: da mesma forma que os itens acima, haverá um registro para os serviços tomados e outro para os serviços prestados, ou seja, tanto a cooperativa quanto o tomador do serviço informarão as bases de cálculo e os valores detalhados por nota fiscal que servirá de base para cruzamento.
6) Produção Rural e Recursos Recebidos ou Repassados a Clube de Futebol Profissional: idem aos itens anteriores. Ambos os lados da transação fornecerão as informações em eventos específicos para a e-Social.
7) Informação de Atestados Médicos: vários eventos exigem a informação do ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) realizado, contendo a identificação (nome e CRM) do médico que o realizou. Isso vale tanto para os exames admissionais, demissionais, quanto para os periódicos. É importante atentar que ao informar certos tipos de afastamento será necessário vincular ao ASO que o atestou.
8) Aviso de Férias: envio de evento para comunicação do período de gozo de férias dos empregados. Também haverá um evento para cancelar o aviso, caso por algum motivo o gozo não ocorrerá no período informado. As empresas que têm hábito de gerar aviso em qualquer tempo ou de forma retroativa devem lembrar que o prazo é de 15 dias para coletivas e 30 dias para individuais.
9) Aviso Prévio: envio das informações da data do aviso, data projetada para o afastamento, bem como do tipo de aviso prévio. Também haverá um evento para cancelamento do aviso prévio. Aqui será dificultada a prática de fazer acertos com o empregado e jogar a data do aviso em período anterior.
10) Afastamentos: haverá eventos específicos para informar o afastamento e o retorno do empregado à função. Essa questão será um tanto delicada, uma vez que exigirá uma mudança de comportamento do próprio empregado em relação ao prazo que o atestado precisará chegar ao RH, de forma a evitar as punições legais que serão normatizadas para o envio de informações fora do prazo.
Além das informações acima, haverá outras novidades como:
- O CNO (Cadastro Nacional de Obras) que substituirá o CEI (Cadastro Específico do INSS).
- O fato de que o e-Social substituirá vários arquivos magnéticos enviados atualmente.
- A criação do CAEPF (Código de Atividade da Pessoa Física) para empregadores PF.
- Fonte única de cadastramento do trabalhador.
- Impossibilidade de existir mais de um PIS por trabalhador.
- Cadastramento inicial dos trabalhadores e envio imediato do evento admissional, entre outras.
Analise com cuidado as informações e evite surpresas. Esta é a hora de iniciar ou incrementar suas ações preparatórias para mais este subprojeto do SPED.
Bom trabalho.
Jeane Erthal – JB Software Ltda
Gerente de Regra de Negócios, Bacharel em Ciências Contábeis, Especialista em Gestão de Pessoas.
*Escrito em 19/06/2013. Pode ser reproduzido, desde que citados autora e fonte.
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