A Escrituração Fiscal Digital da área trabalhista e previdenciária foi batizada – embora ainda não tenha nascido – de EFD-Social, ou também chamada de SPED-Folha (Sistema Público de Escrituração Digital).  As informações eletrônicas geradas ficarão disponíveis para a fiscalização da Receita Federal, Ministério do Trabalho, Previdência Social e a Justiça Trabalhista, além de ficarem disponíveis também aos trabalhadores de todo o país.

A EFD-Social – em um primeiro momento – gerará dados digitais dos pagamentos aos trabalhadores e também das obrigações trabalhistas e previdenciárias.  Seu início está  previsto para janeiro de 2014, caso até o final de junho de 2013 sejam divulgados o leiaute do arquivo e manual de integração para os usuários (as empresas e os escritórios contábeis).

Em um segundo momento irá substituir várias obrigações acessórias tais como o Livro de Registro de Empregados, a GFIP, a RAIS, o CAGED e a DIRF, entre outras obrigações, beneficiando cerca de 8 milhões de empregadores do país, já que atingirá desde os órgãos públicos (enquanto empregadores) até os empregadores domésticos.

Mas a EFD-Social vai mudar a legislação trabalhista e previdenciária? Não, em princípio. Nada de novo está previsto do lado de lá (do fisco), apenas o envio das informações. Porém, novas informações serão solicitadas, sobre práticas que são obrigatórias hoje. Eu até sei que na sua empresa tudo é feito corretamente, mas na empresa do seu vizinho não é. E o fisco poderá agir mais rapidamente, caso essas informações não estejam corretas.

Por exemplo, em que prazo deve ser registrado um empregado? Imediatamente antes de iniciar o trabalho, você afirma. E quando a empresa tem a obrigação de informar ao Ministério do Trabalho? Até o dia sete do mês seguinte através da declaração chamada CAGED. E como será com a EFD-Social? A obrigação de registrar o empregado antes de iniciar a trabalhar continua, o que vai mudar é que essa informação terá que ser gerada imediatamente, ou no mais tardar, em prazo que não deve ultrapassar 48 horas. É o que eu estou chamando de “Cagedinho”. Mudou a lei? Não. Mudo o prazo para informar, que será imediato! O que tem que mudar é a cultura da empresa, para evitar a chamada “admissão sem carteira assinada” ou “sem ficha” ou “admissão após a experiência” ou “admissão retroativa”. Eu sei que aí na sua empresa todos são registrados rigorosamente antes do início ao trabalho, mas será que na empresa do seu vizinho é assim? Quem não faz o certo, será convidado a prestar esclarecimentos à fiscalização.

Outro exemplo: O exame médico periódico deve ser feito quando? Depende, você diria, em seis meses, se for um exame complementar de audiometria, por exemplo, em um ou dois anos. Mas alguém cobra essa frequência, a não ser em uma rara fiscalização trabalhista? Não. Pois a partir da EFD-Social o chamado “ASO” (Atestado de Saúde Ocupacional) deverá ser informado no sistema. Será que o seu vizinho está fazendo os exames dos empregados nos prazos adequados?  Aliás, será que ele faz o chamado PCMSO – Programa de Controle de Medicina e Saúde Ocupacional?

Mais um: você já ouviu falar de “aviso prévio retroativo”? Embora não exista na lei, na empresa do seu vizinho eu soube que funciona assim: o empregado quer sair da empresa e fazer o chamado “acordo”, outra situação que não existe na legislação. Então a empresa resolve fazer o comunicado em data retroativa, para a dispensa do empregado e liberação do FGTS e seguro desemprego.

Eu sei que na sua empresa isso não acontece, mas na empresa do seu vizinho essa situação não mais será suportada, já que todos os desligamentos terão que ser comunicados tempestivamente, ou seja, a medida que ocorrerem. Se no dia 30 você informar que houve um Aviso Prévio no dia 01 e você não informou, irá acender um “alerta” no fisco trabalhista.

A lei não mudou, o que vai mudar é a forma de gerar a informação, que será mais ágil e segura para o fisco, evitando as fraudes e erros e multando as empresas que não cumprem a legislação.

E as férias? Exigência contida na CLT, deve que ser avisada com 30 dias de antecedência ao empregado, salvo em férias coletivas, cujo prazo é de 15 dias. Eu sei que na sua empresa você faz certo, mas não conheço outra que cumpra essa exigência ao pé da letra, nem o seu vizinho!

Pela primeira vez, os estagiários serão cadastrados. E aí? Na empresa do seu vizinho o estagiário faz exame médico, conforme consta na Lei do Estagiário? O estagiário do seu vizinho até deve fazer horas extras, como um empregado normal, quem sabe?

É agora, já, imediatamente, que as empresas devem começar a mudar a cultura, os padrões que não estão corretos e começar a organizar suas escalas de férias, eliminar as admissões e os avisos retroativos, começar a cumprir a legislação trabalhista e previdenciária, deixando de ser conivente com situações fraudulentas para liberação de FGTS ou Seguro Desemprego.

Mas eu sei que na sua empresa isso não acontece, só na empresa do seu vizinho. Avise para ele que se não mudar desde já, certamente será autuado pela fiscalização mais ágil que chega com a EFD-Social.

Abraços e até breve!

Zenaide Carvalho

Administradora e Contadora Instrutora de Treinamentos

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